Software para clínica odontológica: o que o CFO exige e como avaliar

Um software para clínica odontológica precisa, no mínimo, guardar o prontuário como o Código de Ética Odontológica pede (legível, atualizado, cada registro com data, hora, nome, assinatura e número do CRO), registrar o estado da boca do paciente de forma visual, ligar o orçamento ao plano de tratamento e acompanhar o que foi feito e o que falta, além de agenda e financeiro. Há um ponto que muita clínica ignora: pela Resolução CFO 91/2009, só dá para abandonar o papel se o sistema usar assinatura digital ICP-Brasil. Abaixo estão as regras, um checklist, perguntas para a demonstração e, honestamente, o que o Elim cobre e o que ele não tem.

O que o CFO exige do prontuário

Código de Ética Odontológica

O Código de Ética Odontológica (Resolução CFO 118/2012) traz as regras de base:

• Art. 9º, X: é dever elaborar e manter atualizados os prontuários na forma das normas em vigor, incluindo os digitais.
• Art. 17: o prontuário deve ser legível e atualizado, em meio físico ou digital.
• Art. 17, parágrafo único: cada registro em ordem cronológica, com data, hora, nome, assinatura e número de registro do cirurgião-dentista no CRO.
• Art. 18, I: é infração negar ao paciente acesso ao prontuário ou deixar de fornecer cópia quando ele pede, salvo risco ao paciente ou a terceiros.

Em junho de 2025, a Resolução CFO 271/2025 alterou alguns artigos do código, ligados a descontos, brindes e captação de pacientes. Os artigos de prontuário acima não mudaram.

Prontuário eletrônico e o papel

A Resolução CFO 91/2009 trata do prontuário em sistema informatizado. Ela é a regra que mais pesa na escolha do software:

Em resumo: se o software não usa assinatura ICP-Brasil do dentista, o prontuário eletrônico não substitui o papel pela regra do CFO. Muitos sistemas omitem isso na venda. Pergunte diretamente.

Sobre certificados A1, A3 e em nuvem, e o que cada documento exige, veja assinatura digital do médico. A lógica vale para dentistas também.

Orçamento, custos e consentimento

O código também regula a conversa sobre dinheiro e tratamento:

• Art. 11, IV: é infração deixar de esclarecer adequadamente os propósitos, riscos, custos e alternativas do tratamento.
• Art. 11, X: é infração iniciar tratamento sem o consentimento prévio do paciente, salvo urgência ou emergência.
• Art. 19, parágrafo único: os custos dos honorários devem ser informados antes ao paciente.

Na prática, isso pede um orçamento escrito, aprovado pelo paciente, ligado ao plano de tratamento, e um termo de consentimento guardado junto ao prontuário.

O que a rotina odontológica pede de um software

Odontograma

O código não usa a palavra "odontograma", mas o registro visual dente a dente é como a odontologia documenta a situação inicial, o que foi planejado e o que foi feito. Na rotina, ele é o centro do prontuário odontológico: o dentista marca cárie, restauração, ausência, prótese, e o plano de tratamento nasce dali. Um software sem odontograma obriga a descrever tudo em texto, o que é mais lento e mais sujeito a erro.

Na demonstração, veja se o odontograma distingue faces do dente, se separa a situação inicial do que foi realizado e se guarda o histórico de cada dente.

Orçamento e plano de tratamento

Tratamento odontológico costuma ter várias etapas e várias consultas. O software precisa:

• montar o orçamento a partir dos procedimentos planejados;
• registrar a aprovação do paciente, inclusive aprovação parcial;
• acompanhar o que já foi feito e o que falta;
• ligar o que foi feito ao que foi recebido.

Sobre fluxo de caixa e como precificar, veja gestão financeira de clínica.

Convênios odontológicos

Os convênios odontológicos seguem o padrão TISS da ANS, que tem guias próprias para tratamento odontológico, diferentes da guia de consulta médica. Se a clínica atende convênio, confirme que o software gera as guias odontológicas que as suas operadoras pedem. Para o ciclo inteiro, de autorização a glosa, veja faturamento de convênios.

Retornos e manutenção

Ortodontia, periodontia e prevenção vivem de retorno periódico. Lembrete automático e confirmação pelo WhatsApp reduzem o esquecimento, e um relatório de faltas mostra quem está sumindo do tratamento.

Repasse

Em clínica com vários dentistas, o repasse por procedimento é comum. O software precisa calcular quanto cada um recebe, sobre o valor lançado ou recebido. Veja repasse médico, que vale para dentistas também.

Checklist para avaliar um software odontológico

Prontuário

• Odontograma com faces, situação inicial e procedimentos realizados
• Anamnese odontológica com doenças, medicamentos e alergias que mudam a conduta (anestésico, látex, coagulação, bisfosfonatos)
• Registro com data, hora, autor e CRO
• Registro que não pode ser alterado depois de concluído
• Assinatura digital ICP-Brasil, se a clínica quer abandonar o papel
• Anexo de radiografias, fotos e exames

Tratamento e financeiro

• Orçamento gerado do plano de tratamento
• Aprovação do paciente registrada
• Acompanhamento do que foi feito e do que falta
• Recebimentos, parcelamento e repasse por dentista

Convênios

• Guias odontológicas do padrão TISS que as suas operadoras exigem

Agenda

• Agenda por cadeira ou por dentista
• Lembretes e confirmação pelo WhatsApp
• Controle de faltas

Dados

• Exportação dos dados do paciente e destino dos dados se a clínica sair

Perguntas para fazer na demonstração

1. "O seu sistema assina o prontuário com certificado ICP-Brasil? Eu posso deixar de imprimir?" A resposta precisa ser um sim ou não, com explicação.
2. "Me mostre um odontograma de um paciente com tratamento em andamento."
3. "Como o orçamento aprovado vira plano de tratamento, e como eu vejo o que falta fazer?"
4. "Quais guias de convênio odontológico o sistema gera?"
5. "Como eu calculo o repasse de um dentista que ganha por procedimento?"
6. "Se eu sair, como recebo meus prontuários e imagens?"

Para o roteiro geral, veja como escolher um sistema para clínica.

O que o Elim cobre e o que não cobre

Somos o Elim, e aqui a resposta honesta é que, para odontologia, ele tem lacunas grandes.

O que não cobre

• Odontograma. O Elim não tem. Para a maioria das clínicas odontológicas, isso já basta para procurar outro software.
• Assinatura ICP-Brasil do profissional. "Assinar" o atendimento no Elim trava o registro e grava quem assinou e quando, mas não é assinatura digital ICP-Brasil. Pela Resolução CFO 91/2009, o prontuário do Elim não autoriza abandonar o papel.
• Guias odontológicas do TISS. O Elim gera só a guia de consulta no padrão TISS. Guias de tratamento odontológico, lote e recurso de glosa não estão em produção.
• Agendamento recorrente e encaixe não existem hoje.
• Dados no exterior: os servidores do Elim ficam nos Estados Unidos, com cópias de segurança cifradas.

O que cobre

• Anamnese de odontologia pronta, completa, rápida e de retorno. A completa pergunta queixa principal, doenças cardiovasculares, diabetes, problemas de coagulação, febre reumática, gestação, tratamento com bisfosfonatos, medicamentos, alergia a medicamentos, látex e anestésicos, hábitos como bruxismo e respiração bucal, último tratamento, reação adversa a anestesia, sangramento gengival e sensibilidade. Dá para editar ou criar o seu modelo.
• Orçamentos e planos de tratamento no financeiro, com recebimentos, parcelamento, desconto e repasse por profissional (percentual, por procedimento ou valor fixo).
• Prontuário com atendimento em SOAP, evoluções que não podem ser alteradas, alergias com gravidade, anexos e auditoria de quem acessou.
• Agenda com cor por profissional, bloqueio de conflito e lembretes pelo WhatsApp (API oficial da Meta) com botões Confirmar, Reagendar e Cancelar.
• Faltas com Compareceu e Faltou e relatório por profissional.

Para quem o Elim serve bem

Para a clínica odontológica que trabalha com odontograma, e quase todas trabalham, o Elim não é a escolha certa hoje. Ele pode servir a uma clínica multiprofissional em que a odontologia é uma parte pequena e o registro dentário detalhado é feito em outro lugar, ou a quem procura sobretudo agenda, confirmação pelo WhatsApp e financeiro. Preferimos dizer isso aqui a você descobrir na implantação.

Leia também

• Faltas em clínica odontológica: como confirmar cada atendimento