Gestão financeira de clínica: caixa, DRE, indicadores e preço
Como organizar a gestão financeira da clínica: fluxo de caixa, contas, DRE, indicadores e como calcular o preço da consulta com um exemplo resolvido.
Gestão financeira de clínica é saber, todo mês, quanto entrou, quanto saiu, quanto ainda vai entrar e sair, e se a operação dá lucro. Na prática são cinco rotinas: separar o dinheiro da clínica do dinheiro pessoal, registrar todo recebimento e toda despesa, controlar contas a pagar e a receber, fechar um DRE mensal e acompanhar poucos indicadores (ocupação da agenda, taxa de falta, ticket médio, margem e prazo de recebimento). Com esses números em mãos, o preço da consulta deixa de ser chute: ele sai do custo por hora da clínica, dos custos variáveis do atendimento e da margem desejada, como no exemplo calculado mais abaixo.
1. Separe as contas
Antes de qualquer planilha ou sistema: conta bancária da clínica separada da conta pessoal. Os sócios e profissionais recebem da clínica por pró-labore, distribuição de lucro ou repasse, nunca pagando contas pessoais direto do caixa da clínica. Sem essa separação, nenhum dos números abaixo é confiável.
2. Fluxo de caixa
Fluxo de caixa é o registro das entradas e saídas de dinheiro pela data em que acontecem de verdade. Ele responde a uma pergunta: vai ter dinheiro para pagar as contas do mês que vem?
Um fluxo de caixa útil tem duas partes:
- realizado: o que já entrou e saiu, conferido com o extrato bancário;
- previsto: o que vai entrar (parcelas de cartão, repasses de convênio, pacientes que vão pagar depois) e o que vai sair (aluguel, salários, impostos, fornecedores, repasses).
O Sebrae tem uma ferramenta de fluxo de caixa que ajuda quem ainda está começando a organizar entradas e saídas.
Caixa e competência são coisas diferentes
| Visão | Pergunta que responde | Exemplo |
|---|---|---|
| Caixa | Quando o dinheiro entrou ou saiu? | Procedimento de março pago em 3 vezes entra em março, abril e maio |
| Competência | A que mês pertence a receita ou a despesa? | O mesmo procedimento é receita de março |
O fluxo de caixa usa a visão de caixa. O DRE usa a de competência. A clínica precisa das duas: uma diz se vai faltar dinheiro, a outra diz se o negócio dá lucro.
3. Contas a pagar e a receber
A receber: consultas e procedimentos realizados e ainda não pagos, parcelas de cartão, faturas de convênio enviadas. Para cada item: valor, vencimento, origem. Revise toda semana o que venceu e não entrou.
A pagar: fornecedores, aluguel, salários, impostos, repasses, sistemas. Despesas recorrentes (as que se repetem todo mês) devem ser cadastradas uma vez e geradas automaticamente, para não serem esquecidas.
4. DRE: a clínica dá lucro?
O DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) organiza receitas e despesas de um período em uma sequência que termina no resultado. Um modelo simples para clínica:
| Linha | O que entra |
|---|---|
| Receita bruta | Consultas, procedimentos, convênios |
| (-) Deduções | Impostos sobre a receita, estornos, glosas |
| = Receita líquida | |
| (-) Custos variáveis | Repasse aos profissionais, material, taxas de cartão |
| = Margem de contribuição | O que sobra de cada atendimento para pagar a estrutura |
| (-) Despesas fixas | Aluguel, salários da equipe, sistemas, contador, energia |
| = Resultado operacional | |
| (-) Despesas financeiras | Juros, tarifas bancárias |
| = Resultado do período | Lucro ou prejuízo |
Feche o DRE todo mês e compare com o mesmo mês do ano anterior e com a média dos últimos meses. Mês isolado engana: um mês com muitos dias úteis parece melhor do que é.
5. Indicadores que valem acompanhar
Poucos e bem medidos valem mais do que um painel cheio.
| Indicador | Conta | O que mostra |
|---|---|---|
| Ocupação da agenda | Horários ocupados ÷ horários disponíveis | Se há espaço para crescer sem aumentar estrutura |
| Taxa de falta | Faltas ÷ consultas marcadas (sem cancelamentos) | Quanto da agenda se perde sem aviso |
| Ticket médio | Receita ÷ número de atendimentos | Valor médio de cada atendimento |
| Margem de contribuição | (Receita líquida - custos variáveis) ÷ receita líquida | Quanto cada real faturado ajuda a pagar a estrutura |
| Ponto de equilíbrio | Despesas fixas ÷ margem de contribuição percentual | Quanto precisa faturar para não ter prejuízo |
| Prazo médio de recebimento | Média de dias entre o atendimento e o dinheiro | Pressão sobre o caixa |
| Inadimplência | Valor vencido e não pago ÷ total a receber | Dinheiro que está escapando |
A taxa de falta tem armadilhas de medição; o método está em taxa de falta: como medir. Para ver quanto as faltas custam, use a calculadora de faltas.
6. Como precificar a consulta
O preço da consulta precisa cobrir três coisas: a parte da estrutura que aquele atendimento usa, os custos que só existem porque o atendimento aconteceu, e a margem. A conta passa por quatro passos.
Passo 1: despesas fixas mensais
Tudo que a clínica paga mesmo sem atender ninguém: aluguel, condomínio, salários e encargos da equipe, contador, sistemas, energia, internet, limpeza.
Passo 2: horas que de fato são vendidas
Não use as horas em que a clínica está aberta. Use as horas que realisticamente são ocupadas, descontando intervalos, faltas e horários vazios.
Passo 3: custo fixo por hora ocupada
Despesas fixas ÷ horas ocupadas no mês. Multiplique pela duração da consulta.
Passo 4: preço
Some os custos variáveis em reais (material) e divida pelo que sobra depois dos custos em percentual (impostos, taxa de cartão, repasse) e da margem desejada:
Preço = (custo fixo da consulta + custo variável em reais) ÷ (1 - percentuais variáveis - margem)
Exemplo resolvido
Os números abaixo são ilustrativos. Troque pelos da sua clínica e pela alíquota de impostos que o seu contador indicar.
| Item | Valor no exemplo |
|---|---|
| Despesas fixas mensais | R$ 30.000 |
| Consultórios | 2 |
| Horas de atendimento por dia, por consultório | 8 |
| Dias de atendimento no mês | 21 |
| Horas disponíveis | 2 × 8 × 21 = 336 horas |
| Ocupação realista | 75% |
| Horas ocupadas | 336 × 75% = 252 horas |
| Custo fixo por hora ocupada | R$ 30.000 ÷ 252 = R$ 119,05 |
| Duração da consulta | 30 minutos |
| Custo fixo da consulta | R$ 119,05 ÷ 2 = R$ 59,52 |
| Material por consulta | R$ 5,00 |
| Impostos sobre a receita | 10% |
| Taxa média de cartão | 3% |
| Repasse ao profissional | 40% |
| Margem desejada | 15% |
Conta:
- custos em reais: R$ 59,52 + R$ 5,00 = R$ 64,52
- percentuais: 10% + 3% + 40% + 15% = 68%
- preço: R$ 64,52 ÷ (1 - 0,68) = R$ 64,52 ÷ 0,32 = R$ 201,63
Conferindo para onde vai cada real de uma consulta de R$ 201,63:
| Destino | Valor |
|---|---|
| Impostos (10%) | R$ 20,16 |
| Taxa de cartão (3%) | R$ 6,05 |
| Repasse (40%) | R$ 80,65 |
| Material | R$ 5,00 |
| Estrutura (custo fixo da consulta) | R$ 59,52 |
| Margem (15%) | R$ 30,24 |
| Total | R$ 201,62 |
A diferença de um centavo é arredondamento.
O que o exemplo ensina
- A ocupação pesa muito. Com 60% de ocupação em vez de 75%, as horas ocupadas caem para 201,6, o custo fixo por hora sobe para R$ 148,81 (R$ 74,40 por consulta) e o preço necessário vai para (R$ 74,40 + R$ 5,00) ÷ 0,32 = R$ 248,13. Encher a agenda, e reduzir faltas, muitas vezes rende mais do que subir o preço.
- O repasse é o maior percentual. Pequenas mudanças nele mudam muito o preço. Veja repasse médico.
- O preço calculado é o piso, não o preço final. O preço de mercado na sua região, o valor percebido pelo paciente e a sua estratégia definem quanto acima do piso cobrar. Se o mercado não paga o piso, o problema está no custo ou na ocupação, não no preço.
Procedimentos
A mesma lógica vale para procedimentos, com dois cuidados: o material costuma pesar muito mais, e a duração inclui preparo da sala e limpeza. Calcule cada procedimento separadamente.
Convênio
No convênio, o preço é definido pela operadora. A conta acima serve para saber se o valor pago cobre o custo, e quanto da agenda faz sentido dedicar a cada convênio.
Rotina financeira da clínica
| Frequência | O que fazer |
|---|---|
| Todo dia | Lançar recebimentos do dia e conferir com o caixa e a maquininha |
| Toda semana | Revisar contas a receber vencidas e contas a pagar da semana seguinte |
| Todo mês | Conciliar com o extrato bancário, fechar o DRE, pagar repasses, olhar os indicadores |
| Todo trimestre | Revisar preços, custos fixos e contratos com convênios |
| Todo ano | Planejamento com o contador: regime tributário, reajustes, investimentos |
Erros comuns
- misturar conta pessoal e da clínica;
- olhar só o saldo do banco, sem previsão de entradas e saídas;
- tratar faturamento como lucro;
- definir preço copiando o concorrente, sem saber o próprio custo;
- ignorar a taxa de falta, que é horário pago pela estrutura e não vendido;
- lançar despesas só quando lembra, em vez de cadastrar as recorrentes;
- não conferir o que o convênio pagou contra o que foi faturado.
Perguntas frequentes
Preciso de contador se tenho um sistema financeiro?
Sim. O sistema organiza os números da gestão; o contador cuida de impostos, folha, obrigações acessórias e do regime tributário. Os dois se complementam.
Com que frequência reajustar o preço da consulta?
Revise a conta pelo menos uma vez por ano, ou sempre que um custo fixo grande mudar (aluguel, folha). Reajuste com aviso prévio aos pacientes.
Vale a pena dar desconto à vista?
Faça a conta: o desconto precisa ser menor do que o custo do cartão mais o custo de esperar o dinheiro. Se for maior, a clínica perde.
Clínica pequena precisa de DRE?
Precisa, e é mais simples do que parece. Mesmo uma tabela com as linhas acima, preenchida todo mês, já mostra se a clínica dá lucro e onde o dinheiro está indo.
Leia também
- Quanto custa uma falta na clínica e como calcular
- Faturamento por profissional: como acompanhar na clínica
- Taxa de ocupação da agenda: o que é e como calcular