Sistema para clínica de estética: ficha, termo, fotos e LGPD

Um sistema para clínica de estética precisa de quatro coisas que o software genérico de consultório costuma não ter bem resolvidas: ficha de avaliação por tipo de procedimento, termo de consentimento guardado junto ao registro do paciente, fotos de antes e depois organizadas por sessão e protegidas como dado de saúde, e controle de pacotes de sessões. Por baixo de tudo isso está uma regra que muita clínica esquece: o registro do atendimento segue a regra do conselho de quem atende, seja médico, dentista, fisioterapeuta, enfermeiro, farmacêutico ou biomédico. Abaixo estão o que cada parte exige, um checklist, perguntas para a demonstração e o que o Elim cobre e não cobre.

Quem atende define as regras do registro

A clínica de estética reúne profissionais de conselhos diferentes, e cada conselho tem regra própria sobre prontuário, guarda e publicidade. Alguns exemplos já conferidos:

Para médicos, as regras de prontuário estão explicadas em prontuário eletrônico.

Uma questão que o sistema não resolve: quem pode fazer qual procedimento. Cada conselho regula a atuação estética dos seus profissionais. O Cofen, por exemplo, trata do enfermeiro na estética na Resolução Cofen 529/2016, alterada pelas Resoluções Cofen 626/2020 e 715/2023. Algumas normas de outros conselhos sobre o tema foram contestadas na Justiça. Antes de montar a equipe e a lista de procedimentos, confirme com o conselho regional de cada profissional o que ele pode fazer. Nenhum software substitui essa consulta.

Ficha de avaliação

A ficha de avaliação, ou anamnese estética, é o primeiro registro do paciente. Ela serve para indicar o procedimento certo e para identificar contraindicações. Uma ficha boa pergunta, no mínimo:

• queixa principal e expectativa do paciente;
• procedimentos estéticos anteriores, com data e resultado;
• doenças que mudam a conduta, como diabetes, doença autoimune, alteração de tireoide e imunodepressão;
• gestação e amamentação;
• medicamentos em uso, incluindo isotretinoína, ácidos e anticoagulantes;
• alergias a medicamentos, cosméticos, anestésicos, látex e metais;
• exposição solar e uso de protetor;
• tendência a queloide e histórico de manchas;
• produtos de uso diário na pele.

Cada tipo de procedimento costuma pedir perguntas extras. O sistema precisa deixar a clínica criar fichas próprias, sem depender do fornecedor. Para estrutura e exemplos, veja anamnese.

Termo de consentimento

O termo de consentimento é o registro de que o paciente foi informado do procedimento, dos riscos, dos cuidados, das alternativas e do custo, e concordou. No Código de Ética Odontológica, por exemplo, iniciar tratamento sem consentimento prévio é infração (art. 11, X), e deixar de esclarecer riscos, custos e alternativas também (art. 11, IV). Os demais conselhos têm deveres parecidos de informação.

O que o sistema precisa fazer com o termo:

• guardar o termo assinado junto ao registro do paciente, com data;
• deixar claro a qual procedimento e a qual sessão ele se refere;
• permitir modelos por procedimento.

Fotos de antes e depois e a LGPD

A foto faz parte da documentação clínica em estética: mostra o estado inicial e a evolução. Ao mesmo tempo, é o dado mais sensível que a clínica guarda.

Foto clínica é dado de saúde

Pela LGPD, dado referente à saúde é dado pessoal sensível (art. 5º, II). Uma foto tirada para acompanhar um tratamento é registro clínico. Para o uso clínico, a lei permite o tratamento para tutela da saúde em procedimento feito por profissionais de saúde (art. 11, II, f).

Isso tem consequências práticas:

• Nada de foto no celular pessoal. Foto de paciente no rolo da câmera do profissional, sincronizada com a nuvem pessoal e enviada por aplicativo de mensagem, é o caminho mais comum de vazamento.
• A foto mora no sistema, junto ao registro do paciente, com acesso controlado e registro de quem viu.
• O paciente tem direitos sobre ela, como acesso e cópia.

Sobre bases legais, direitos do titular e o que fazer num incidente, veja LGPD na saúde.

Usar a foto em divulgação é outra finalidade

Postar o antes e depois no Instagram não é tutela da saúde. Para essa finalidade, a base costuma ser o consentimento específico e destacado do paciente (art. 11, I), separado do termo do procedimento. E cada conselho tem regra própria de publicidade:

• Médicos: a Resolução CFM 2.336/2023, em vigor desde março de 2024, passou a permitir antes e depois com finalidade informativa, autorização do paciente e preservação da privacidade, conforme explica o CREMERS.
• Dentistas: a Resolução CFO 196/2019 autoriza divulgar imagens de diagnóstico e de resultado final, com autorização prévia do paciente por termo de consentimento livre e esclarecido.

Os demais profissionais seguem as regras dos seus conselhos. Para o que pode e o que não pode na divulgação, veja marketing médico.

Pacotes, sessões e retorno

Boa parte do faturamento de estética vem de pacotes: cinco sessões de um procedimento, um protocolo de três meses. O sistema precisa:

• registrar o pacote vendido e o valor;
• abater cada sessão realizada e mostrar o saldo;
• avisar quando o pacote está acabando, para a equipe oferecer continuidade;
• lidar com falta: a sessão não comparecida conta ou não, conforme a política da clínica.

Lembretes e confirmação pelo WhatsApp ajudam a reduzir faltas, e falta em pacote é dinheiro já recebido com horário perdido.

Checklist para avaliar um sistema de estética

Registro clínico

• Ficha de avaliação editável, com modelos por procedimento
• Registro por sessão, com data, autor e conselho de quem atendeu
• Registro que não pode ser alterado depois de concluído
• Alergias e contraindicações em destaque

Termo e fotos

• Termo de consentimento por procedimento, guardado no registro do paciente
• Fotos guardadas no sistema, por sessão, com comparação lado a lado
• Controle de quem vê as fotos e registro de acesso
• Autorização de uso de imagem separada do termo do procedimento

Pacotes e financeiro

• Venda de pacote com saldo de sessões
• Recebimentos, parcelamento e comissão por profissional

Agenda

• Agenda por profissional e por sala ou equipamento, se você divide
• Lembretes e confirmação pelo WhatsApp

Dados

• Exportação dos dados do paciente, fotos incluídas
• Resposta clara sobre onde ficam os servidores

Perguntas para fazer na demonstração

1. "Me mostre as fotos de um paciente lado a lado, da primeira à última sessão."
2. "Onde fica o termo assinado deste procedimento?"
3. "Vendi um pacote de cinco sessões. Onde vejo quantas faltam?"
4. "Quem da minha equipe consegue ver as fotos, e eu sei quem viu?"
5. "Se eu sair, levo as fotos junto, em que formato?"
6. "Em que país ficam os servidores?"

Para o roteiro geral, veja como escolher um sistema para clínica.

O que o Elim cobre e o que não cobre

Ele não tem recursos específicos de estética, e é importante dizer isso antes de qualquer coisa.

O que não cobre

• Pacotes de sessões. O Elim não controla saldo de sessões compradas.
• Galeria de fotos de antes e depois com comparação lado a lado não existe. Fotos podem ser guardadas como anexo do paciente, mas sem organização própria por sessão.
• Termo de consentimento gerado pelo sistema não existe. O termo assinado pode ser anexado ao prontuário.
• Recurso específico de estética, como mapa facial ou registro de pontos de aplicação, não existe.
• Agendamento recorrente não existe.
• Assinatura ICP-Brasil do profissional não existe. "Assinar" o atendimento trava o registro e grava quem assinou e quando, mas não é assinatura digital com validade jurídica.
• Dados no exterior: os servidores do Elim ficam nos Estados Unidos, com cópias de segurança cifradas.

O que cobre

• Anamnese de dermatologia pronta, completa, rápida e de retorno, que serve de base para a ficha de avaliação. A completa pergunta queixa principal, tratamentos e procedimentos estéticos anteriores, doença autoimune, tireoide, imunodepressão, gestação e amamentação, medicamentos e produtos de uso diário na pele, alergia a medicamentos tópicos, cosméticos, metais e látex, exposição solar, uso de protetor e FPS, queimadura solar e histórico familiar de câncer de pele, psoríase, vitiligo e dermatite atópica. A rápida inclui uso de isotretinoína ou ácidos. Dá para editar ou criar fichas por procedimento.
• Prontuário com evoluções que não podem ser alteradas, alergias com gravidade, anexos e registro de auditoria de quem acessou.
• Permissões por papel e ajustáveis por pessoa.
• Lembretes pelo WhatsApp (API oficial da Meta) com botões Confirmar, Reagendar e Cancelar, e respeito ao paciente que pede para não receber mensagens.
• Financeiro com recebimentos, desconto, parcelamento, orçamentos e comissão por profissional (percentual, por procedimento ou valor fixo).
• LGPD: exportação dos dados do paciente, anonimização e retenção por prazos.

Para quem o Elim serve bem

Para a clínica de estética que vende pacotes e trabalha com fotos comparativas no dia a dia, o Elim não é a escolha certa hoje. Ele pode servir a uma clínica dermatológica ou multiprofissional em que a estética é uma parte do atendimento e o que mais pesa é agenda, confirmação pelo WhatsApp, prontuário com auditoria e comissão.

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