Prontuário eletrônico: o que saber antes de adotar na clínica

Antes de adotar o prontuário eletrônico, a clínica precisa saber três coisas: que a Lei 13.787/2018 e a LGPD regem a guarda digital, que o papel antigo só pode ser destruído após digitalização com requisitos e análise de comissão, e que o prazo mínimo de guarda é de 20 anos a partir do último registro. O resto é decisão de rotina.

O que é prontuário eletrônico?

É o registro dos atendimentos do paciente feito e guardado em sistema informatizado, em vez de pastas de papel. Ele pode nascer eletrônico, quando o profissional registra direto no sistema, ou vir da digitalização de prontuários em papel.

A diferença importa porque a lei trata a digitalização com requisitos próprios. Para a rotina do consultório, o que muda é onde se escreve, quem consegue ler e como se garante que ninguém altera o que já foi registrado.

O que diz a Lei 13.787/2018?

A Lei 13.787/2018 trata da digitalização e do uso de sistemas para guarda, armazenamento e manuseio de prontuário, e diz que esses temas são regidos por ela e pela LGPD (art. 1º). Os pontos que afetam a decisão da clínica:

O art. 6º, § 5º, diz que a regra de prazo vale para todos os prontuários, inclusive os gerados originalmente em meio eletrônico. A lei também remete detalhes a regulamento, e os conselhos profissionais podem ter normas próprias. Confirme as regras da sua área antes de definir o processo.

O que a LGPD acrescenta?

A LGPD trata o dado referente à saúde como dado pessoal sensível (art. 5º, II), e o prontuário é onde esse dado mais se concentra. Para dados sensíveis, a lei prevê o tratamento sem consentimento quando indispensável para a tutela da saúde, em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária (art. 11, II, f).

Isso não dispensa os cuidados. A clínica continua obrigada a adotar medidas de segurança contra acessos não autorizados (art. 46), e o paciente mantém direitos como acesso e correção dos próprios dados (art. 18). Valide com o jurídico ou o encarregado de dados como a sua clínica aplica cada ponto.

O que decidir sobre o papel antigo?

A decisão mais comum é não destruir nada no início. Digitalizar para destruir exige cumprir os requisitos da lei, incluindo o certificado da tabela acima, e passar pela comissão, o que é um projeto à parte. Muitas clínicas começam o prontuário eletrônico daqui para frente e mantêm o papel arquivado.

Três caminhos possíveis:

1. Daqui para frente: atendimentos novos no sistema, papel antigo arquivado com cuidado. É o caminho mais simples.
2. Resumo no sistema: o profissional registra no sistema um resumo do histórico de cada paciente ativo, e o papel continua arquivado como original.
3. Digitalização formal: projeto com os requisitos da Lei 13.787/2018 e comissão de revisão, quando a clínica quer liberar espaço. Exige orientação jurídica.

No segundo caminho, deixe claro no sistema que se trata de resumo e que o original está em papel.

O que conferir no sistema antes de adotar?

Confira se o sistema protege o que a lei pede: acesso restrito, registro de quem fez o quê e nenhuma alteração silenciosa. Checklist para levar à demonstração:

• Acesso por profissional: cada profissional com login próprio e acesso ao que lhe cabe.
• Recepção sem conteúdo clínico: a recepção opera agenda e financeiro sem ler o prontuário.
• Registro de acessos: o sistema mostra quem abriu e quem alterou cada prontuário.
• Alteração rastreável: correções ficam registradas, sem apagar o que estava antes.
• Exportação: a clínica consegue tirar os prontuários do sistema se um dia trocar de fornecedor.
• Guarda de longo prazo: o contrato deixa claro o que acontece com os dados se a clínica encerrar o serviço, já que o prazo mínimo de guarda é longo.
• Assinatura: pergunte que tipo de assinatura o sistema usa nos registros e se ela atende ao que a lei pede para dispensar o papel. Se não atender, mantenha o papel e os originais pelo prazo de guarda.

O registro de acessos está detalhado no texto sobre auditoria no sistema da clínica. A exportação também pesa na hora de migrar de sistema.

Como implantar sem atrapalhar o atendimento?

Comece com um profissional piloto por uma ou duas semanas antes de levar para todos:

1. Escolha um modelo de registro por tipo de atendimento (primeira consulta, retorno, procedimento).
2. Teste com um profissional e ajuste os campos que ninguém usa.
3. Defina o perfil de acesso de cada função da equipe.
4. Combine a regra para o papel antigo, escolhendo um dos três caminhos.
5. Treine a recepção sobre o que ela vê e o que não vê, e reforce os cuidados de LGPD na recepção.
6. Leve para os demais profissionais e revise depois de um mês.

Onde o Elim entra?

No Elim, o prontuário fica no mesmo sistema da agenda e do financeiro, com atendimento em formato SOAP, receitas, diagnósticos CID-10, sinais vitais, exames, alergias, anexos e anamnese por especialidade. Os perfis de acesso separam o que recepção, profissional e gestão veem, e a auditoria registra quem viu cada prontuário. A assinatura do atendimento no Elim não é ICP-Brasil, então não substitui o papel nos casos em que a lei exige esse certificado. Veja como a rotina muda em agenda, prontuário e financeiro no mesmo sistema.

Tela ilustrativa do Elim na clínica demo, com dados fictícios.

Em resumo

• A Lei 13.787/2018 e a LGPD regem o prontuário em sistema.
• O papel só pode ser destruído após digitalização com requisitos e análise de comissão.
• O prazo mínimo de guarda é de 20 anos a partir do último registro, e vale também para o prontuário que nasce eletrônico.
• Confira acesso por perfil, registro de acessos, exportação e tipo de assinatura antes de adotar.
• Valide o processo com o jurídico, o encarregado e as normas do seu conselho.

Perguntas frequentes

Qual lei trata do prontuário digital?

A Lei 13.787/2018 trata da digitalização e do uso de sistemas informatizados para guarda, armazenamento e manuseio de prontuário de paciente. Ela determina que esses temas seguem também a LGPD, a Lei 13.709/2018.

Posso jogar fora os prontuários em papel depois de digitalizar?

A lei permite destruir os originais após a digitalização somente se forem observados os requisitos dela e após análise obrigatória de uma comissão permanente de revisão de prontuários. Antes de descartar qualquer papel, valide com o jurídico e com as regras do seu conselho profissional.

Por quanto tempo o prontuário precisa ser guardado?

A Lei 13.787/2018 diz que prontuários em papel e digitalizados podem ser eliminados depois do prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, e que regulamento pode fixar prazos diferentes. Confirme com o jurídico se há regra específica para a sua área.

Prontuário criado direto no sistema é a mesma coisa que prontuário digitalizado?

Não. Digitalizado é o documento em papel convertido em arquivo digital. O prontuário criado direto no sistema já nasce eletrônico. A regra de prazo de guarda da Lei 13.787/2018 diz que se aplica aos dois.

A clínica precisa de consentimento do paciente para registrar o prontuário?

A LGPD prevê que dados sensíveis podem ser tratados sem consentimento quando indispensáveis para a tutela da saúde, em procedimento realizado por profissionais de saúde ou serviços de saúde. Como cada caso tem detalhes, valide com o encarregado ou o jurídico.

Faça o diagnóstico da sua agenda. A equipe do Elim mostra como o prontuário se liga à agenda e ao financeiro na rotina da sua clínica. Fazer o diagnóstico

Fontes

• Lei 13.787/2018, prontuário digital (Planalto) (consultado em outubro de 2026)
• Lei Geral de Proteção de Dados, Lei 13.709/2018 (Planalto) (consultado em outubro de 2026)