Sistema para clínica de fisioterapia: o que avaliar antes de escolher

Um bom sistema para clínica de fisioterapia precisa fazer três coisas bem: guardar o prontuário do jeito que a Resolução COFFITO 414/2012 pede (avaliação, diagnóstico fisioterapêutico, plano terapêutico e evolução de cada sessão, com o nome e o número do CREFITO de quem registrou), organizar uma agenda cheia de sessões repetidas para o mesmo paciente, e mostrar quem está faltando antes que o tratamento se perca. Preço, visual e número de relatórios vêm depois. Abaixo estão as exigências do conselho, um checklist, as perguntas que valem fazer na demonstração e o que o Elim cobre e não cobre.

O que o COFFITO exige do registro

A Resolução COFFITO 414/2012 torna obrigatório o registro em prontuário de toda atividade assistencial do fisioterapeuta. O artigo 1º lista o conteúdo mínimo:

Alguns pontos da mesma resolução que pesam na escolha do sistema:

• Prontuário eletrônico é permitido. O artigo 2º diz que o registro pode ser manuscrito ou eletrônico e, no eletrônico, o fisioterapeuta informa nome completo e número do CREFITO logo após cada registro.
• Sigilo e acesso do paciente. O prontuário é sigiloso, pertence ao paciente e precisa estar disponível para ele, que pode pedir cópia. Negar acesso é vedado, salvo risco ao paciente ou a terceiros.
• Guarda. O artigo 6º fixa no mínimo cinco anos a contar do último registro, podendo ser mais em casos previstos em lei. Vale lembrar que a Lei 13.787/2018 fala em 20 anos para a eliminação de prontuários em papel e digitalizados. Na dúvida, guarde pelo prazo maior, e pergunte ao fornecedor por quanto tempo ele mantém os dados e como você os recebe de volta se sair.
• Estágio. Quando há estagiário, o registro leva a identificação e a assinatura do estagiário e do supervisor.

Para entender o formato SOAP, que muita clínica usa para organizar a evolução, veja evolução SOAP com exemplos.

O que a rotina da fisioterapia pede de um sistema

A rotina de uma clínica de fisioterapia é diferente de um consultório de consultas avulsas. O mesmo paciente vem duas, três vezes por semana durante semanas. Isso muda o que importa.

Agenda de muitas sessões

O plano terapêutico já diz a quantidade provável de atendimentos. A agenda precisa dar conta disso sem que a recepção passe a manhã marcando horário por horário. Veja como o sistema marca uma série de sessões, se tem agendamento recorrente, como trata feriados e como remarca uma sessão sem bagunçar as outras.

Se a clínica atende em boxes ou com vários fisioterapeutas ao mesmo tempo, veja também se a agenda separa bem cada profissional e impede dois pacientes no mesmo horário do mesmo profissional quando isso não é intencional.

Evolução rápida de registrar

O fisioterapeuta registra evolução muitas vezes por dia. Se cada registro exige cinco telas, a evolução vira anotação de fim de expediente, feita de memória. Peça para ver na demonstração quanto tempo leva registrar uma sessão de retorno.

Faltas em tratamento longo

Em tratamento de muitas sessões, a falta tem dois custos: o horário vazio e o tratamento que perde efeito. Uma falta isolada é rotina; faltas seguidas podem ser o primeiro sinal de abandono. O sistema precisa ajudar em duas frentes:

1. Antes: lembrete automático e confirmação pelo WhatsApp, com um jeito fácil de o paciente remarcar.
2. Depois: registrar se o paciente compareceu ou faltou e mostrar a taxa de falta por paciente e por profissional, para a recepção ligar para quem está sumindo.

Para a conta da taxa de falta sem armadilhas, veja como medir a taxa de falta. Para as causas e o que fazer antes e depois da falta, veja absenteísmo em consultas.

Pacotes e financeiro

Muita clínica vende pacote de sessões ou cobra por mês. Se esse é o seu caso, o sistema precisa saber quantas sessões o paciente já usou e quantas faltam. Se a clínica cobra sessão a sessão ou por convênio, isso pesa menos.

Também conta o repasse: em clínica com vários fisioterapeutas, o cálculo do que cada um recebe costuma tomar horas no fim do mês. Sobre modelos de repasse, veja repasse médico, que vale para qualquer profissional de saúde.

Checklist para avaliar um sistema de fisioterapia

Use como roteiro na comparação. Marque o que o sistema faz de verdade, não o que o vendedor diz que "dá para fazer".

Prontuário

• Anamnese de fisioterapia pronta, com avaliação da dor (local, intensidade, fatores de melhora e piora) e limitações funcionais
• Campos para diagnóstico fisioterapêutico, prognóstico e plano terapêutico
• Um registro de evolução por sessão, com data e autor
• Registro que não pode ser alterado depois de concluído
• Identificação do profissional em cada registro
• Anexo de exames e laudos
• Controle de quem pode ver o prontuário
• Registro de quem acessou cada prontuário

Agenda

• Visão por dia e semana, por profissional
• Marcação de várias sessões de uma vez ou agendamento recorrente
• Bloqueio de horário em conflito
• Lembrete e confirmação automáticos pelo WhatsApp

Faltas

• Marcar compareceu e faltou com um clique
• Relatório de taxa de falta por profissional
• Forma de o paciente remarcar sem ligar

Financeiro

• Pacote de sessões, se a clínica vende
• Recebimentos, despesas e repasse por profissional
• Guias de convênio, se a clínica atende convênio

Dados e saída

• Exportação dos dados do paciente
• Prazo de guarda e como os dados voltam para a clínica se ela sair

Perguntas para fazer na demonstração

1. "Me mostre como eu marco 20 sessões, duas por semana, para um paciente novo." Conte quantos cliques leva.
2. "Eu consigo editar a evolução de uma sessão da semana passada?" Se a resposta for "sim, livremente", pergunte como o sistema mostra o que foi alterado.
3. "Onde eu vejo os pacientes que faltaram duas vezes seguidas?"
4. "Como o paciente remarca uma sessão pelo WhatsApp?"
5. "Se eu cancelar o contrato, em que formato recebo meus prontuários?"
6. "Em que país ficam os servidores?" É uma pergunta legítima para dados de saúde, e a resposta precisa ser direta.

Para um roteiro mais geral de escolha, que vale para qualquer especialidade, veja como escolher um sistema para clínica.

O que o Elim cobre e o que não cobre

Somos o Elim, então aqui vai o que ele faz e o que ele não faz para uma clínica de fisioterapia, sem arredondar.

O que cobre

• Anamnese de fisioterapia pronta, em três versões: completa, rápida e de retorno. A completa pergunta queixa principal, história da doença ou lesão, fraturas, cirurgias ortopédicas, lesões musculares e articulares, doenças como osteoporose, artrite e fibromialgia, localização, intensidade (de 0 a 10) e tipo da dor, fatores de melhora e piora, atividade profissional e esportiva e as atividades limitadas pela condição. Dá para editar ou criar o seu modelo.
• Prontuário com atendimento em SOAP e evoluções que não podem ser alteradas depois de registradas. Cada registro fica com data e autor. "Assinar" o atendimento trava o registro e grava quem assinou e quando.
• Anexos e exames do pedido ao resultado, com laudo anexado.
• Controle de acesso por papel e ajustável por pessoa, e registro de quem acessou o prontuário.
• Agenda com visão por mês, semana e dia, cor por profissional, horários de atendimento de cada um com intervalos e bloqueio de conflito.
• Lembretes pelo WhatsApp (API oficial da Meta) com botões Confirmar, Reagendar e Cancelar, que mudam o status na agenda sozinhos, e link para o paciente remarcar.
• Faltas: botões Compareceu e Faltou, aviso para revisar as faltas do dia, e relatório com taxa de falta e de comparecimento por profissional.
• Financeiro com recebimentos, parcelamento, despesas, orçamentos e planos de tratamento, DRE e repasse por profissional (percentual, por procedimento ou valor fixo).

O que não cobre

• Pacote de sessões. O Elim não controla saldo de sessões compradas. Se a clínica vende pacotes, esse controle fica fora dele.
• Agendamento recorrente. Não existe "repetir toda terça e quinta". Cada sessão é marcada uma a uma.
• Bloqueio de agenda por feriado ou ausência, encaixe e lista de espera ainda não estão em produção.
• Teleconsulta não existe.
• Convênio: o Elim gera a guia de consulta no padrão TISS. Guia SP/SADT, lote e recurso de glosa ainda não estão em produção, e boa parte do faturamento de fisioterapia por convênio passa por eles.
• Dados no exterior: os servidores do Elim ficam nos Estados Unidos, com cópias de segurança cifradas.

Para quem o Elim serve bem

Serve bem para a clínica de fisioterapia que atende particular, cobra por sessão ou por atendimento, sofre com faltas e quer o prontuário organizado e protegido. Se a clínica vive de pacotes de sessões, de agenda recorrente fixa ou de convênio com SP/SADT, hoje o Elim deixa lacunas importantes, e é melhor saber disso antes.

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